Sobrevivir en un entorno VUCA

Este 2021 se está marcando un «Directed by Quentin Tarantino». Hasta ahí podemos estar de acuerdo. Hemos pasado de deslumbrar el futuro como algo lineal, puede que predecible, aunque solo sea a nivel mental nuestro, a pensar en el futuro como una madeja de cables imposible de desliar.

Esto ha generado una situación nueva para muchos millones de personas, acostumbrados a un ritmo cómodo en los acontecimientos y en donde nuestra sociedad acostumbraba a tapar sus carencias con una vida social sobrecargada.

Cuando llegó el confinamiento llegó la necesidad de estar hiperconectado, las famosas llamadas grupales vía Zoom, pero seguramente después se generó un silencio posterior a dicha ansiedad, que se puede traducir en depresiones si no se sabe reconducir.

Toda esta mezcla resultante se adapta muy bien a lo que los norteamericanos catalogaron como VUCA y que nos sirve perfectamente, como marco que permita analizar este periodo.

Contexto Actual

Lo que estamos experimentando más allá de una crisis, resulta más bien un cambio de paradigma. Resultando un mundo «nuevo» con nuevas herramientas, atributos y un contexto muy particular.

Este cambio es transversal y afecta a todos, con mayor o menor grado de implicación, pero el resultado se puede sintetizar en un estado adapativo o no adaptativo frente al cambio de paradigma.

Darwinismo Digital

Las personas, y por tanto las Empresas y Organizaciones, pueden estar en este momento adaptadas o no adaptadas. Lo que va a generar un mundo a dos velocidades, donde las personas y empresas adaptadas tiendan a generar vínculo entre ellas y las no adaptadas lo harán con otras no adaptadas.

En esas agrupaciones puede producirse fricción, porque rara vez los adaptados y los no adaptados serán conscientes de serlo, solo experimentaran una visión del mundo no reconocible en el otro. Lo que se traduce en separación y distancia.

La sociedad actual se caracteriza por un mundo globalizado, donde una persona estornudando en un mercado en Wuhan puede generar un confinamiento en Brasil.

Además, la sociedad tiende a la hiperconexión, donde tendencias como Internet de las Cosas, supone que una serie de electrodomésticos con logística mundial, ante una avería o falla de seguridad importante, genere incidencias graves en distintos puntos del planeta al mismo tiempo.

Por supuesto, en ese contexto de conexión total, el papel de las redes sociales tiene un papel predominante. Haciendo términos como viral el pan nuestro de cada día, donde una tendencia recorre el mundo en cuestión de segundos conectándonos a todos a un mismo nivel, en ciertas ocasiones, en un modo bastante idiota.

Que es VUCA

El término VUCA es originario del Colegio de Guerra del Ejército de los Estados Unidos para describir las condiciones generadas por la Guerra Fría.

VUCA describe como un contexto de Volatilidad, Incertidumbre, Complejidad y Ambigüedad que eran habituales en dicho contexto histórico y que, en el paradigma actual, son más vigentes que nunca.

Conceptos Principales

Volatilidad

Entendemos por Volatilidad por un Incremento de la cantidad de Incidencias y de manera constante, aunque no con un patrón rítmico. Las Incidencias aparecerán de manera aleatoria. O al menos, de manera aparentemente aleatoria.

Además, la evolución en el desarrollo de las soluciones ante esas incidencias perderá «linealidad» y buena parte de ellos adquirirán un carácter de urgencia. Osea, todo es urgente y para ayer.

Esto genera un escenario donde las diferencias con otras organizaciones se ven drásticamente disminuidas, ya que la volatilidad afecta a todos por igual, y la respuesta ante ella no depende tanto de la grandeza de la organización, sino de factores como flexibilidad de respuesta y conocimiento adquirido.

Incertidumbre

Marcada fundamentalmente por la incapacidad para predecir las incidencias, lo que genera un estado de alerta y ansiedad constante. Además, el hecho de no saber anticipar si las nuevas incidencias son efímeras o llegan para quedarse por tiempo prolongado, refuerza ese sentimiento de Incertidumbre.

Lo que supone incrementar la tasa de trabajo y mejorar los procesos de comunicación dentro de la organización y fuera.

El futuro no es predecible, si lo es la adopción de nuevas tecnologías, pero no podemos precisar el momento. Todo está por llegar. O quizá nunca.

Complejidad

Ruptura de la linealidad de los acontecimientos, de la interacción entre ellos y ruptura del discurso lógico de la realidad, generando una sensación de caos generalizada.

Las incidencias aparecen de manera repentina, e incluso agresiva, que generan nuevos listados grandes de variables interconectadas entre ellas. Esto supone informaciones muy complejas de analizar, procesar y reaccionar sobre ellas.

Lo que genera la necesidad de tener que dar una respuesta de manera ágil como total prioridad, por delante de dar una respuesta más correcta. ¡Lo fundamental es la reacción!

Ambigüedad

Las incidencias y las interacciones adquieren múltiples significados, lo que supone que la toma de decisiones resulta poliédrica. Pudiendo tomar decisiones que pueden significar algo distinto si se consideran en distintos planos temporales: puede ser una decisión estratégica correcta para el corto plazo y nefasta para el largo plazo.

Al no tener un escenario clarificado y ambiguo miembros de una misma organización pueden tener una respuesta – reacción muy distinta, aumentando las dosis de caos proporcionada por la incidencia.

Cómo convertirse en una organización fuerte en contexto VUCA

Atiende las cuestiones del corto plazo vinculadas con la subsistencia de la organización, que en el caso de las empresas suelen estar vinculadas a las ventas y la consolidación de alianzas estratégicas.

Planifica e Improvisa

Planifica a medio – largo plazo, crea un plan estratégico sólido pero se flexible. Habrán imprevistos, siempre los hay, pero no solo: existirán imprevistos de imprevistos, en un bucle continuo. El objetivo de esta planificación debe ser la de prolongar la subsistencia de la empresa.

RRHH

Revisa tu potencial en términos de recursos humanos. Agrupa unidades de trabajo primando la rentabilidad en el corto plazo y haz que entiendan la toma de decisiones por ese contexto de urgencia sin dejar que el miedo se propague.

Fusión (Oh, ¿terror?)

Unión entre competidores. Las crisis anteriores vimos que fueron el marco ideal de las denominadas fusiones, sin llegar a ese extremo, o quizá si, valorar la cooperatividad entre empresas del mismo sector, donde se complementen fuerzas para resultar más compacto y competitivo es fundamental.

Infoxicación + Manipulación Masiva

Interpreta la información como una tendencia, no como un detalle. La información que inunda los grandes medios de comunicación depende de intereses no explícitos.

Los medios no son independientes, sino que forman parte de conglomerados de empresas mayores. Cuando una serie de noticias atacan en una dirección puede ser totalmente falso o totalmente cierto, que en un contexto de ruido como este, que esa acción sea falsa o cierta es irrelevante. El único hecho claro es que marca una tendencia clara.

Reconoce a tus clientes

Reconocer a tu cliente. Su vida y sus necesidades han cambiado, por lo que, seguir ofreciéndole lo mismo, quizá ya no sea una buena idea. Reenfoca tu prestación de servicios hacia él sin perder identidad ni valor.

No Future es el Auténtico Futuro

Aunque te sientas incapaz de anticipar el futuro, eso no implica forzosamente que el futuro no exista para ti y tu organización. Debemos sustituir esa sensación de ansiedad por no poder controlar las situaciones, por una sensación de ser muy flexibles y de ser muy capaces de adaptarse a todo lo que nos sobrevenga. Y si lo haces en equipo, mejor todavía; solo te queda disfrutar de la experiencia.

Digital y Tal

Ahora más que nunca, la Digitalización, es una necesidad forzosa. Esto es un temazo en si mismo, y según el punto de partida de tu empresa el camino a recorrer puede ser uno u otro.

Por sintetizar, para medir y testear el grado de Digitalización de tu empresa debemos considerar:

Ausencia de Papel : Que toda la documentación esté en forma de documentos digitales.

No tener necesidad de trabajar presencialmente : Que parte de tu equipo pueda teletrabajar y que la capacidad de respuesta no quede mermada. Tener gestores de tareas internos es fundamental.

Procesos Automáticos: Siempre que se pueda, y sea rentable, deben ir sustituyendo los procesos manuales.

Multicanalidad: La respuesta ante la incidencia es la misma venga desde el canal que venga. Ya sea desde nuestro servicio de soporte telefónico o un mensaje desde Twitter.

Virtualizar las máquinas físicas.

Integrar todos los sistemas y que puedan intercambiar información entre ellos.

Digitalización del Conocimiento, nuestro know-how son los procesos y dichos protocolos deben ser accesibles desde cualquier miembro del equipo.

Digitalización del Conocimiento, nuestro know-how son los procesos y dichos protocolos deben ser accesibles desde cualquier miembro del equipo.

Diversifica

No tengas toda tu área de negocio en un sector único, ya que los cambios radicales podrían afectar de lleno a ese sector y llevarte al cese de actividad. Si bien hemos experimentado un proceso de especialización en los últimos años en cuanto a la comercialización, este se va a revertir para afianzar la subsistencia.

Especializa

No en términos comerciales, pero si en cuanto a adquisición de conocimiento y técnica para poder así realizar tareas cada vez más concretas.

Emoción

Más respuesta social. Conectar con las necesidades de las personas, escucharlas y hacerlas sentir importantes es parte de este nuevo paradigma, por lo que apostar por acciones de valor social serán tendencias crecientes.

Por resumir

Cada cambio de paradigma no es más que un nuevo horizonte de posibilidades que se abren ante nosotros.

Van a surgir infinidad de posibilidades de negocio nuevas, pero si es cierto que la nueva revolución industrial dejará obsoleto muchos trabajos actuales, por lo que debemos estar continuamente formándonos para transitar de manera menos brusca.

Y rotundamente lo que no va a mutar son los vínculos humanos. Ya sea vía Zoom o presenciales, cultivar esto como parte de nuestro plan de empresa es fundamental.

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